办公自动化没有统一的定义。传统办公中使用各种新技术，新机器，新设备从事办公业务，属于办公自动化领域。在行政机构中，大多数办公自动化称为电子政务，而企业和机构称为OA，即办公自动化。 以下是OA系统的功能和优点。
OA办公系统有哪些优势
基于工作流的概念，企业内部人员可以方便，快捷地共享信息，并高效地协同工作；改变了以往繁琐，低效的人工办公方式，实现了快速，全面的信息收集与处理，为企业管理和决策提供了科学依据。企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代管理水平的标准。办公自动化不仅考虑了个人办公效率的提高，而且更重要的是，它可以实现团队协作。通过网络，这种通信和协调几乎可以立即完成。这里所说的群体工作，可以包括在地理上分布很广，甚至在全球上各个地方，以至于工作时间都不一样的一群工作人员。
OA办公系统的作用有哪些
1、领导办公与决策，依托OA系统顺畅流转的信息传递，企业领导层得以在时间批阅各式文件，调阅最新动态数据(业务报表)，监督计划执行、项目进展，并据此下达决策和指令。
2、企业工作流程的管理，企业的工作能力和工作效率与业务进展紧密相关。管理良好的企业需要有其定义完善的关键业务流程来促使业务条理清晰地进行。
3、目标管理和项目管理，通过OA系统中计划管理功能模块，个人、部门逐日、逐周、逐月向上级管理人员、管理部门逐层汇报工作计划完成情况，并被检查和考评，工作计划的归档管理便于月末、季度末、年末进行查询和总结。
4、企业电子协作环境，沟通企业领导与员工日常工作的重要环节，但作为大型企业，部门众多、人员众多，分支机构异地办，甚至跨国，日常沟通的难度和成本都是很大的，有时还存在信息的误传。
5、促进相关部门信息化，OA系统在信息发布、文档管理、工作流管理这三个方面有独特的优势，利用这些特性可以针对性的开发一些部门的应用软件，提高这些部门的信息化程度。
6、推进企业文化建设，通过OA系统，每一个员工可以对公司有全面的了解。公司最近发生的大事、决策层的战略思想、员工的意见、公司的规章制度、刊物等等都可以直接通报到每一个员工。使员工做到了身在岗位、胸怀全局，大大增强公司的凝聚力。
7、加速知识型企业的转型，文件管理把分散在员工手中，或散落在各处的对企业员工工作有帮助的信息资料、方法和理论知识等分类沉淀在系统中。供企业所有员工共享使用，也可设定使用权限。
