会议沟通是人们在日常工作中每天都可能会进行的事情，有效率的沟通往往能够事半功倍。面对面的沟通当然是最有效率的,可以快速互动交换信息，可以听到声音, 看到肢体语言及面部表情,从而判断虚实。然而，要做到面对面会议交谈在某些情况下并不容易，尤其是异地的会议，也许要通过汽车、火车甚至飞机等交通工具，到达后还有进一步协调会议时间。显然，这样的会议成本是十分高昂的。所以，企业建设视频会议系统有着重要的意义。
而随着时代的发展，视频会议系统现在被越来越广泛的应用到各大企业用户中，因其能使用户实现适时组织远程会议、远程教育及远程培训等功能，从而得到用户们的青睐。
与电话会议相比视频会议系统具有直观性强、信息量大等特点。远程视频会议系统不仅可以听到声音，还可以看到会议参加者，共同面对商讨问题，研究图纸、实物，与真实的会议无异，使每一个与会者确有身临其境之感，并且视频会议系统还可以同时提供文件传真、静止图文传递等一系列辅助服务项目，当今的商务谈判、学术交流、产品演示、来宾会见等等需要通过各种现代化音响、视频设备等多种多媒体设备实现。此外，随着计算机、通讯、网络、多媒体监控等技术的快速发展和应用，会议室可以与远方的会议室连接起来，召开或参加远程视音频会议。
视频会议系统让人们可以天崕咫尺,花极小的代价, 让双方在不同地理区域, 很容易地做到面对面开会沟通。这就是视频会议系统所带来的便利性，随时都可做会议沟通，让我们做事的效率大大提升。
