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分析买家查询：
按客户不同、轻重缓急不同，将每天收到的买家查询进行分类。对老客户的查询直接回复就行，对新客户有必要进行仔细分析，
通过分析了解清楚买家的意图、采购兴趣、公司实力等详细情况。总之，对买家的要求了解越多，回复就越能引起买家的注意和兴趣。
具体来说，买家首次来函，如果内容简单，对商品品种、规格等都是泛泛而指，很显然他是来了解行情的，或只是联系一下而已，下单
的可能性较小。对于这类查询，只要将客户关心的问题和自己企业的介绍回复给他就可以了。 对于那些查询具体产品，甚至列出了详
细规格的客户，表明他们是在对目标供应商做过详细的调查和了解后才发查询的，所以供应商在收到查询后必须慎重对待。 "对于这类
成交可能性大的查询，或至少很认真的外商，我们一般20分钟内就给客户回信。"
回复买家查询的五大要决： 所有的供应商可能都已意识到，对外商的查询回复一定要快。但是，光“快”是不够的，还要“准
”。要准确地回复买家的查询，需要有扎实的英语语言功底、全面的国际贸易业务知识、殷实的本行业知识和商品知识，也就是说业务
经理的综合素质要高。这样，在回复买家查询时，就能够做到十分专业。
供应商给买家回复电子邮件时，要尽量遵循以下5大要诀：
准确：要将回复信写得很清楚，首先要正确理解买家来函的准确意思，如有不清楚的地方，则应立即去函向客户询问了解，切忌
一知半解；其次，供应商要将自己的意思表达清楚准确，将自己公司介绍清楚，多使用有说服力、准确的数据，切忌使用模棱两可或含
含糊糊的词语和内容。
全面：一方面要全面彻底地回答买家查询的方方面面，包括买家所有的问题和感兴趣的点点滴滴；另外，邮件本身的结构和内容
也要完整。很多人书写邮件时喜欢即兴发挥，往往内容简单、结构松散。有时还在邮件中使用网上流行符号和缩写，这在正式的商务来
往中是不可取的。 具体：给买家回复的信息无疑越具体，越能方便买家做出决策。通常买家也有自己的客户或用户，也需要将明确
具体的信息传递给自己的客户，所以，如果内容不详细，肯定会导致买家或买家的买家再次发函追问，耽误大家的时间和精力。
清楚：电子邮件也应象传统的商业书信一样，不论是排版还是格式都应整洁明了，少使用晦涩难懂的词语或表达法。这里，特别
应注意的是中英文表达方法上的差异，尽量使用标准的英文表达，减少中国式的英语。
礼貌：礼貌的重要性自不用说，但商务礼貌与日常礼貌是有所区别的，要多用正式的表达，少用口语语气；尊重对方的风土人情
、禁忌和宗教信仰；人称表达上要尽量少用第一人称，多用"You"，以表示尊重对方，用第一人称时要用"We"代替"I"等等。 很多买家
在选择供应商时，特别是长期的合作伙伴时，特别注重供应商是否专业。除了经营产品专一、行业知识丰富外，一封地道的回复邮件也
能展示供应商或业务人员的"专业功底"，提升企业形象。 将网上查询转为网下洽谈，也是一个加速了解的好办法。不妨多邀请他们前
来参观自己的企业，或者去展览会参观供应商的展位。
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